Shopify mit Lexware Office verbinden

Was überträgt zrapp an Lexware Office?

zrapp bildet die Shopify-Bestellung als Beleg in Lexware Office ab – mit allen Daten, die du für eine nachvollziehbare Buchhaltung brauchst:

Damit findest du zu jedem Beleg die zugehörige Bestellung – und umgekehrt: In Shopify siehst du am Metafield direkt, welche Rechnungsnummer Lexware Office vergeben hat. Bestehende Kontakte in Lexware Office verändert zrapp dabei nicht – gefundene Kontakte werden unverändert wiederverwendet.

Wann wird ein Beleg erzeugt bzw. finalisiert?

Drei Bedingungen müssen erfüllt sein: Die Lexware-Office-Integration ist verbunden, die Abrechnung ist aktiv (Testphase oder Abo) und die Automatisierung ist eingeschaltet. Sind alle drei aktiv, überträgt zrapp bezahlte Bestellungen an Lexware Office und erstellt bzw. finalisiert die Belege über die aktuelle Lexware-Office-API.

Der Bestelleingang allein löst dabei keine Rechnung aus – erst der Zahlungseingang. Das verhindert Belege für Bestellungen, die nie bezahlt werden.

Wie zrapp Steuerfälle zuordnet: das 4-Prioritäten-System

zrapp ordnet jede Bestellung technisch einem Steuerfall zu – anhand deiner Konfiguration, des Lieferlands und der vorhandenen Shopdaten. Die Zuordnung folgt festen Prioritäten, damit das Ergebnis in jeder Konstellation nachvollziehbar bleibt:

• Priorität 0 – Kleinunternehmer: Ist dein Shop in zrapp als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) konfiguriert, werden Belege ohne Umsatzsteuer und mit entsprechendem Hinweis erstellt. Diese Regel geht allen anderen vor.
• Priorität 1 – Reverse-Charge: Liegt zur Bestellung eine im Shop hinterlegte EU-USt-ID des Kunden vor, klassifiziert zrapp den Fall als innergemeinschaftliche Lieferung mit Reverse-Charge-Vermerk.
• Priorität 1.5 – Steuerbefreit: Sind alle Positionen in Shopify als nicht steuerpflichtig markiert, wird der Beleg steuerbefreit angelegt.
• Priorität 2 – Standardregeln: Inland mit deutschem Steuersatz, EU-Privatkunden je nach OSS-Konfiguration mit dem Satz des Empfängerlands oder dem deutschen Satz, Drittland als Ausfuhr ohne deutsche Umsatzsteuer.

Beispiel: Ein Kleinunternehmer-Shop verkauft an ein französisches Unternehmen mit USt-ID. Priorität 0 greift zuerst – der Beleg wird nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuer erstellt, nicht als Reverse-Charge.

Wichtig: Diese Zuordnung ist eine technische Klassifizierung, keine steuerliche Prüfung. zrapp führt keine allgemeine qualifizierte VIES-Prüfung von USt-IDs durch, und Sonderfälle – etwa fehlende Ausfuhrnachweise oder widersprüchliche Kundendaten – bleiben Prüffälle für dich und deine Steuerberatung.

E-Rechnung: Profile, Leitweg-ID und Buyer Reference

zrapp unterstützt die von Lexware Office angebotenen E-Rechnungsprofile wie XRechnung und ZUGFeRD. Für eine XRechnung verlangen öffentliche Auftraggeber zusätzliche Empfängerangaben – typischerweise eine Leitweg-ID bzw. Buyer Reference. Diese Angaben pflegst du direkt am Kundenkontakt in Lexware Office (in den Kontakt-Feldern Buyer Reference und Lieferantennummer beim Kunden) – zrapp überträgt sie nicht automatisch. Erkennt zrapp eine Leitweg-ID in den Bestelldaten, nutzt es sie lediglich, um die Bestellung im Bestell-UI als B2G-Fall zu kennzeichnen.

Hintergrund: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung wird stufenweise eingeführt (§ 14 UStG). Ob ein konkreter Beleg als E-Rechnung auszustellen ist, hängt vom Geschäftsvorfall ab.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Rechtsstand und Funktionsumfang: Juli 2026.

Lieferschein bei Fulfillment

Eine Besonderheit der Lexware-Office-Integration: Abhängig von deiner Konfiguration erstellt zrapp beim Fulfillment – also wenn die Bestellung in Shopify als versandt markiert wird – zusätzlich einen Lieferschein in Lexware Office. Das ist praktisch, wenn du deinen Sendungen Lieferscheine beilegst oder Rechnung und Warenausgang getrennt dokumentieren möchtest. Brauchst du keine Lieferscheine, lässt du die Option einfach deaktiviert.

Historischer Import

Du richtest zrapp mitten im Geschäftsjahr ein? Dann fehlen die bisherigen Bestellungen in Lexware Office. Mit dem historischen Import überträgt zrapp Bestellungen rückwirkend ab einem von dir gewählten Datum, um den Belegbestand zu ergänzen. Prüfe vor dem Start, ob du für diesen Zeitraum bereits manuell Rechnungen in Lexware Office angelegt hast – sonst entstehen doppelte Belege, die du anschließend bereinigen musst.

Lexware Office oder Lexware Desktop? Der wichtigste Unterschied

Lexware Office ist die Cloud-Lösung von Lexware – vor der Umbenennung war sie als lexoffice bekannt. Daneben gibt es die klassischen Desktop-Programme wie Lexware buchhalter oder Lexware financial office. Beide Produktlinien haben ihre Einsatzbereiche, unterscheiden sich aber in einem für die Shopify-Anbindung entscheidenden Punkt: Die Desktop-Programme laufen lokal und stellen keine Cloud-API bereit, über die eine Shopify-App Belege anlegen könnte.

zrapp funktioniert deshalb ausschließlich mit Lexware Office. So erkennst du den Unterschied: Lexware Office nutzt du im Browser mit einem Online-Login, die Desktop-Programme installierst du als Software auf deinem Rechner. Bist du unsicher, kläre das vor der Einrichtung – das erspart dir eine Fehlersuche an der falschen Stelle.

Grenzen: was zrapp nicht macht

Gutschriften und Refunds

Bei einer Erstattung erstellt zrapp automatisch eine vollständige Gutschrift zur Originalrechnung – unabhängig davon, ob die Erstattung in Shopify vollständig oder teilweise war. Teilerstattungen musst du danach in Lexware Office manuell korrigieren; alternativ deaktivierst du die automatische Gutschrift-Erstellung in den zrapp-Einstellungen und legst Gutschriften selbst an. Weitere Erstattungen zur selben Bestellung erzeugen keine zweite Gutschrift – sie erscheinen als übersprungene Vorgänge im Übertragungsprotokoll.

Einrichtung in vier Schritten

1. App installieren: Öffne zrapp im Shopify App Store und klicke auf „Installieren“. Shopify zeigt dir die benötigten Berechtigungen an.
2. Lexware Office verbinden: Erstelle in Lexware Office unter Einstellungen → Erweiterungen → Public API einen API-Schlüssel und trage ihn in den zrapp-Einstellungen ein. zrapp prüft den Schlüssel sofort auf Gültigkeit und Berechtigungen und zeigt dir den Verbindungsstatus an – dein Lexware-Office-Passwort gibst du dabei nie in zrapp ein.
3. Automatisierungs- und Steuerregeln konfigurieren: Hinterlege deinen Steuerstatus (Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer), deine OSS-Konfiguration und optional die Lieferschein-Erstellung bei Fulfillment. Ältere Bestellungen holst du separat über den historischen Import nach – den Zeitraum (Von-/Bis-Datum) wählst du direkt beim Import aus, nicht in den Einstellungen.
4. Testübertragung durchführen: Übertrage eine bezahlte Bestellung und prüfe den Beleg in Lexware Office – Kontakt, Positionen, Beträge, Steuersatz und Belegreferenz. Kontrolliere danach regelmäßig die Prüffälle.

Häufige Fragen zur Lexware-Office-Integration

Weiterführende Guides

• Shopify mit Lexware Office verbinden – ausführliche Anleitung
• Shopify Rechnungen automatisch erstellen
• sevdesk vs. Lexware Office – Vergleich für Shopify
• Shopify DATEV Export für den Steuerberater

Weitere Antworten zur Einrichtung und Problemlösung findest du im Hilfe-Center – oder du schreibst uns direkt an support@zrapp.de.