Shopify Lexware App – Anleitung 2026 | zrapp

Inhaltsverzeichnis

• Warum Shopify und Lexware verbinden?
• Was zrapp fuer dich automatisiert
• Lexware mit Shopify verbinden: Schritt fuer Schritt
• GoBD-Konformitaet: Was deine Rechnungen erfuellen muessen
• OSS und EU-Fernverkauf
• Retouren und Gutschriften
• Shopify Payments Gebuehrentrennung
• Kontenrahmen und Zahlungsanbieter
• Lexware oder sevdesk: Beide funktionieren mit zrapp
• Haeufige Fehler bei der Einrichtung
• Haeufig gestellte Fragen (FAQ)

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Lexware Office (ehemals lexoffice) ist eine der beliebtesten Cloud-Buchhaltungsloesungen in Deutschland. Wenn du einen Shopify-Shop betreibst, willst du deine Bestellungen automatisch in Lexware haben -- ohne jede Rechnung einzeln anzulegen.

Es gibt verschiedene Apps im Shopify App Store, die Shopify mit Lexware verbinden, darunter die offizielle Lexware Office+ App und Drittanbieter-Loesungen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du die Verbindung mit zrapp einrichtest und welche Funktionen dir dabei helfen, deine Buchhaltung vollstaendig zu automatisieren.

Verwandter Artikel: Du nutzt sevdesk statt Lexware? Dann lies unseren Shopify sevdesk Guide.

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Warum Shopify und Lexware verbinden?

Ohne eine automatische Verbindung zwischen Shopify und Lexware sieht dein Tagesablauf so aus:

1. Bestellung geht ein in Shopify
2. Du loggst dich manuell in Lexware ein
3. Du legst einen Kunden an (falls nicht vorhanden)
4. Du erstellst eine Rechnung mit allen Positionen, Steuersaetzen, Rabatten
5. Du ordnest die Zahlung zu -- war das PayPal? Klarna? Shopify Payments?
6. Du wiederholst das fuer jede einzelne Bestellung

Bei 10 Bestellungen am Tag sind das locker 30-60 Minuten reine Verwaltung. Pro Tag. Jeden Tag. Sieben Tage die Woche, wenn dein Shop keine Pause macht.

Rechnung: 10 Bestellungen x 5 Minuten x 30 Tage = 25 Stunden pro Monat. Davon bezahlt dich niemand.

Eine Shopify Lexware App automatisiert diesen kompletten Prozess:

• Bestellung rein -- Rechnung fertig
• Zahlung erkannt -- automatisch zugeordnet
• Retoure? -- Gutschrift wird erstellt
• Monatsende -- DATEV-Export auf Knopfdruck

Das ist keine Faulheit. Das ist wirtschaftlich vernuenftig.

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Was zrapp fuer dich automatisiert

zrapp ist eine Shopify-App, die deinen Shop mit Lexware Office (und weiteren Buchhaltungstools wie sevdesk) verbindet. Hier ist, was zrapp im Detail leistet:

Feature-Uebersicht

Das Besondere an zrapp: Solltest du dein Buchhaltungstool wechseln wollen -- etwa von Lexware zu sevdesk -- aenderst du einfach die Einstellung in der App. Kein Neuinstallieren, kein Datenverlust.

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Lexware mit Shopify verbinden: Schritt fuer Schritt

Voraussetzungen

• Ein aktiver Shopify-Shop (Basic, Shopify, Advanced oder Plus)
• Ein Lexware Office Account (die Cloud-Version, nicht Desktop!)
• Die zrapp-App aus dem Shopify App Store

Schritt 1: zrapp installieren

Gehe in den Shopify App Store und installiere zrapp. Die Installation dauert unter einer Minute. Shopify fragt nach den ueblichen Berechtigungen -- Bestellungen, Kunden und Produkte lesen.

Schritt 2: Lexware-Konto verknuepfen

Nach der Installation verbindest du dein Lexware Office Konto. zrapp fuehrt dich durch den OAuth-Prozess. Du brauchst nur deine Lexware-Login-Daten -- dein Passwort wird nicht bei zrapp gespeichert.

Schritt 3: Kontenrahmen waehlen

Waehle deinen Kontenrahmen:

• SKR03 -- Standard in Deutschland, empfohlen wenn du unsicher bist
• SKR04 -- wird von einigen Steuerberatern bevorzugt

Frag deinen Steuerberater, bevor du waehlst. Das erspart dir spaeter einen aufwaendigen Wechsel.

Schritt 4: Zahlungsanbieter konfigurieren

Ordne jeden aktiven Zahlungsanbieter dem richtigen Konto zu:

Wichtig: Stelle sicher, dass die Gebuehren separat gebucht werden (Konto 4970/6855). Sonst stimmt dein Banksaldo nicht mit der Buchhaltung ueberein.

Schritt 5: Steuersaetze pruefen

zrapp ordnet EU-Steuersaetze automatisch zu. Pruefe trotzdem, ob die Zuordnungen zu deinem Setup passen -- insbesondere wenn du OSS nutzt oder in Drittlaender lieferst.

Schritt 6: Testbestellung durchfuehren

Erstelle eine Testbestellung in Shopify und pruefe in Lexware:

• Rechnung automatisch erstellt?
• Rechnungsnummer korrekt und fortlaufend?
• Kundendaten uebernommen?
• Betrag und Steuersatz richtig?
• Zahlung dem richtigen Konto zugeordnet?
• Gebuehren des Zahlungsanbieters separat gebucht?

Schritt 7: Historische Bestellungen importieren

Falls du zrapp mitten im Geschaeftsjahr einrichtest: Synchronisiere bestehende Bestellungen rueckwirkend. So stellst du sicher, dass deine Buchhaltung lueckenlos bleibt.

Alles erledigt? Dann laeuft deine Buchhaltung ab jetzt automatisch.

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GoBD-Konformitaet: Was deine Rechnungen erfuellen muessen

Deine Rechnungen muessen den Grundsaetzen ordnungsmaessiger Buchfuehrung entsprechen. Das ist keine Empfehlung, das ist Pflicht. Konkret bedeutet das:

• Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Luecken
• Alle Pflichtangaben: Vollstaendiger Name und Adresse (Verkaeufer + Kaeufer), Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und Leistungsdatum, Einzelpositionen mit Steuersatz, Gesamtbetrag netto/brutto
• Unveraenderbarkeit: Einmal erstellt, darf die Rechnung nicht veraendert werden
• 10 Jahre Aufbewahrung

zrapp stellt all das automatisch sicher. Rechnungen werden direkt in Lexware Office erstellt und erfuellen damit die GoBD-Anforderungen. Du musst dich nicht um Rechnungsnummernkreise oder Pflichtangaben kuemmern -- das uebernimmt die Kombination aus zrapp und Lexware.

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OSS und EU-Fernverkauf

Seit Juli 2021 gilt das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS). Verkaufst du an Privatkunden in der EU und hast die 10.000-EUR-Lieferschwelle ueberschritten, musst du den Steuersatz des Empfaengerlandes berechnen.

Beispiel: Du verkaufst an einen Kunden in Frankreich -- dann gelten 20% TVA statt 19% MwSt.

Das sind 27 verschiedene Steuersaetze in der EU. zrapp erkennt automatisch das Zielland jeder Bestellung und ordnet den korrekten Steuersatz zu. Das Ergebnis:

• Rechnungen mit dem richtigen laenderspezifischen Steuersatz
• Korrekte Darstellung in deiner Lexware-Buchhaltung
• Saubere Grundlage fuer deine vierteljährliche OSS-Meldung

Ohne Automatisierung ist das bei regelmaessigen EU-Verkaeufen kaum zuverlaessig zu handhaben.

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Retouren und Gutschriften

Im deutschen E-Commerce liegt die Retourenquote je nach Branche bei 10-50%. Jede Retoure muss buchhalterisch sauber abgebildet werden. zrapp kuemmert sich darum:

• Automatische Gutschriften: Wenn eine Retoure in Shopify angelegt wird, erstellt zrapp die zugehoerige Gutschrift in Lexware
• Verknuepfung mit Originalrechnung: Gutschrift und Rechnung bleiben miteinander verbunden
• Teilrueckerstattungen: Auch anteilige Erstattungen werden korrekt abgebildet
• Zahlungsstatus: Der Status wird automatisch aktualisiert -- sowohl in Shopify als auch in Lexware

So bleibt deine Buchhaltung auch bei hohen Retourenquoten konsistent und pruefungssicher.

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Shopify Payments Gebuehrentrennung

Zahlungsanbieter wie Shopify Payments ziehen Transaktionsgebuehren ab, bevor der Betrag auf deinem Konto landet. Beispiel: Bei einer 100-EUR-Bestellung kommen nur 97,85 EUR an (nach Abzug von 1,9% + 0,25 EUR).

Wenn du diese Gebuehren nicht separat buchst, stimmt dein Banksaldo nicht mit deinen Rechnungsbetraegen ueberein. Das fuehrt spaetestens bei der Steuererklaerung zu Problemen.

zrapp trennt automatisch:

• Rechnungsbetrag (brutto, was der Kunde zahlt) -- gebucht auf das Erloeskonto
• Transaktionsgebuehr (was der Zahlungsanbieter einbehaelt) -- gebucht auf Konto 4970 (SKR03) bzw. 6855 (SKR04)
• Auszahlungsbetrag (was auf deinem Konto ankommt) -- gebucht auf das Geldtransitkonto

Das gilt fuer alle gaengigen Zahlungsanbieter: Shopify Payments, PayPal, Klarna, Kreditkarte und weitere.

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Kontenrahmen und Zahlungsanbieter-Zuordnung

Die korrekte Kontenzuordnung ist entscheidend fuer eine saubere Buchhaltung. zrapp unterstuetzt sowohl SKR03 als auch SKR04.

Typische Kontenzuordnung

Tipp: Besprich die Kontenzuordnung vor der Einrichtung mit deinem Steuerberater. So vermeidest du, spaeter umbuchen zu muessen.

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Lexware oder sevdesk: Beide funktionieren mit zrapp

Viele Shopify-Haendler stehen vor der Frage: Lexware Office oder sevdesk? Hier die wichtigsten Fakten zu beiden Tools:

Beide Tools sind etabliert, GoBD-konform und bieten DATEV-Export. Die Wahl haengt von deinen individuellen Anforderungen und den Empfehlungen deines Steuerberaters ab.

Der Vorteil mit zrapp: Du musst dich nicht vorab festlegen. zrapp unterstuetzt beide Buchhaltungstools. Solltest du spaeter wechseln wollen, aenderst du die Verbindung in den App-Einstellungen -- ohne Neuinstallation und ohne Datenverlust.

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Haeufige Fehler bei der Einrichtung

Fehler 1: Steuerregeln nicht konfiguriert

Ohne korrekte Steuereinstellungen werden Rechnungen mit 0% MwSt erstellt. Das faellt oft erst beim Steuerberater auf -- und dann musst du hunderte Rechnungen korrigieren.

Loesung: Pruefe die Steuerzuordnung vor der ersten echten Bestellung. Sende dir selbst eine Testbestellung und kontrolliere die Rechnung in Lexware.

Fehler 2: Shopify-Rechnungen und App-Rechnungen parallel

Deaktiviere Shopifys eigene Rechnungserstellung, wenn deine App das ueber Lexware macht. Sonst bekommt dein Kunde zwei Rechnungen -- eine davon nicht GoBD-konform.

Loesung: Unter Shopify > Einstellungen > Benachrichtigungen die automatische Rechnungsmail deaktivieren.

Fehler 3: Historische Bestellungen vergessen

Du richtest die App mitten im Geschaeftsjahr ein? Dann fehlen alle bisherigen Bestellungen in deiner Lexware-Buchhaltung.

Loesung: Nutze die rueckwirkende Synchronisation in zrapp, um Bestellungen ab einem bestimmten Datum nachzuholen.

Fehler 4: Lexware Desktop statt Lexware Office

Die Shopify-Integration funktioniert nur mit Lexware Office (der Cloud-Version). Die Desktop-Versionen von Lexware (Lexware buchhalter, Lexware financial office) haben keine API und koennen nicht mit Shopify verbunden werden.

Loesung: Pruefe vor der Einrichtung, ob du tatsaechlich Lexware Office (Cloud) nutzt. Die URL lautet app.lexoffice.de.

Fehler 5: Gebuehren nicht separat buchen

Shopify Payments zieht Transaktionsgebuehren ab, bevor der Betrag auf deinem Konto landet. Wenn du das nicht separat buchst, stimmt dein Banksaldo nicht mit den Rechnungen ueberein.

Loesung: Aktiviere die Gebuehrentrennung in zrapp. Die Gebuehren werden dann automatisch auf das korrekte Konto gebucht.

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Haeufig gestellte Fragen (FAQ)

Brauche ich ein Lexware Office Abo fuer die Shopify-Integration?

Ja. zrapp verbindet Shopify mit deinem bestehenden Lexware-Konto. Ein aktives Lexware Office Abo (ab 7,90 EUR/Monat) ist Voraussetzung. Das zrapp-Abo kommt separat dazu.

Kann ich von sevdesk zu Lexware wechseln (oder umgekehrt)?

Ja. Mit zrapp aenderst du einfach das verbundene Buchhaltungstool in den App-Einstellungen. Du musst keine neue App installieren und verlierst keine Daten.

Funktioniert die Integration mit Lexware buchhalter (Desktop)?

Nein. Die Shopify-Integration funktioniert nur mit Lexware Office (der Cloud-Version, ehemals lexoffice). Die Desktop-Versionen von Lexware haben keine API-Anbindung.

Werden Rechnungen rueckwirkend erstellt?

Ja. Bei zrapp kannst du Bestellungen ab einem bestimmten Datum nachtraeglich synchronisieren und Rechnungen rueckwirkend in Lexware erstellen lassen.

Unterstuetzt zrapp OSS und EU-Fernverkauf?

Ja. zrapp erkennt automatisch das Empfaengerland und ordnet den korrekten EU-Steuersatz zu. So bleibst du bei Lieferungen innerhalb der EU OSS-konform.

Kann ich mehrere Shopify-Shops mit einem Lexware-Konto verbinden?

Ja. Du kannst mehrere Shops mit einem Lexware-Konto verbinden und alle Bestellungen zentral verwalten.

Wie sicher sind meine Daten bei zrapp?

zrapp ist DSGVO-konform und speichert Daten auf europaeischen Servern. Die Verbindung zu Lexware laeuft ueber verschluesselte APIs (OAuth). Dein Passwort wird niemals bei zrapp gespeichert.

Was kostet zrapp?

Du kannst zrapp kostenlos testen. Alle Preisdetails findest du auf zrapp.de.

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Fazit: Shopify und Lexware gehoeren zusammen

Die Verbindung zwischen Shopify und Lexware Office spart dir jeden Monat Stunden an manueller Arbeit. Rechnungen, Gutschriften, Steuersaetze, Gebuehrentrennung -- all das laeuft automatisch.

Mit zrapp bekommst du eine Loesung, die nicht nur Lexware unterstuetzt, sondern dir die Flexibilitaet gibt, jederzeit das Buchhaltungstool zu wechseln. Eine App, alle Moeglichkeiten.

Jetzt zrapp kostenlos testen

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Dieser Beitrag wurde von zrapp erstellt. Alle Angaben ohne Gewaehr.