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    Shopify Rechnungen erstellen mit sevdesk & lexoffice

    Mai 2026
    zrapp-Team
    Rechnungen

    Shopify erstellt keine Rechnungen. So erstellst du GoBD-konforme Rechnungen automatisch mit sevdesk oder lexoffice.

    Inhaltsverzeichnis

    Wer einen Shopify-Shop betreibt und zum ersten Mal eine Shopify Rechnung an einen Kunden schicken will, stellt schnell fest: Das geht nicht so einfach. Shopify Rechnungen erstellen ist naemlich keine native Funktion der Plattform. Shopify versendet Bestellbestaetigungen — aber keine rechtskonformen Rechnungen nach deutschen Standards. Fuer Haendler in Deutschland, Oesterreich und der Schweiz ist das ein Problem, denn ohne ordnungsgemaesse Rechnung drohen Aerger mit dem Finanzamt und veraergerte B2B-Kunden. In diesem Beitrag zeigen wir dir drei Wege, wie du trotzdem zuverlaessig Rechnungen erstellst, und warum ein automatischer Buchhaltungs-Connector die beste Loesung ist.

    Erstellt Shopify automatisch Rechnungen?

    Die kurze Antwort: Nein. Shopify ist ein kanadisches Unternehmen und auf den internationalen Markt ausgerichtet. Die E-Mails, die Shopify nach einer Bestellung verschickt, sind Bestellbestaetigungen — keine Rechnungen im steuerrechtlichen Sinne.

    Das bedeutet konkret:

    • Keine fortlaufende Rechnungsnummer. Shopify vergibt Bestellnummern, aber die erfuellen nicht die Anforderungen an eine lueckenlose Rechnungsnummerierung.
    • Keine Steuernummer oder USt-IdNr. auf dem Dokument.
    • Kein Leistungsdatum, das vom Bestelldatum abweichen kann.
    • Keine GoBD-Konformitaet. Die Grundsaetze zur ordnungsgemaessen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern (GoBD) verlangen unveraenderbare, vollstaendige Belege — Shopifys Bestellbestaetigungen erfuellen das nicht.

    Wenn du also denkst, dass Shopify die Rechnungserstellung fuer dich uebernimmt, liegst du leider falsch. Du brauchst eine externe Loesung, um eine Shopify Rechnung an Kunden zu verschicken, die den deutschen Anforderungen entspricht.

    Warum deutsche Haendler eine echte Rechnung brauchen

    Als Haendler in Deutschland bist du gesetzlich verpflichtet, bei jedem Verkauf eine ordnungsgemaesse Rechnung auszustellen. Das ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und den GoBD-Richtlinien.

    Pflichtangaben auf einer deutschen Rechnung

    Laut Paragraph 14 UStG muss jede Rechnung mindestens diese Angaben enthalten:

    1. Vollstaendiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfaengers
    2. Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
    3. Ausstellungsdatum der Rechnung
    4. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
    5. Menge und Art der gelieferten Gegenstaende
    6. Zeitpunkt der Lieferung (kann mit dem Rechnungsdatum uebereinstimmen)
    7. Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag (aufgeschluesselt)
    8. Bruttobetrag
    9. Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmerregelung)

    Was passiert ohne korrekte Rechnung?

    • Finanzamt: Bei einer Betriebspruefung fallen fehlende oder fehlerhafte Rechnungen sofort auf. Im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen und Bussgelder.
    • Vorsteuerabzug: Deine B2B-Kunden koennen ohne korrekte Rechnung keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Das fuehrt zu Beschwerden und Vertrauensverlust.
    • GoBD-Verstoss: Die Finanzverwaltung kann deine gesamte Buchfuehrung verwerfen, wenn sie nicht den GoBD entspricht. Das kann teuer werden.

    Kurz: Wer in Deutschland einen Shopify-Shop betreibt, kommt um eine saubere Rechnungsloesung nicht herum.

    3 Wege, um Shopify Rechnungen zu erstellen

    Es gibt grundsaetzlich drei Ansaetze, um das Rechnungsproblem bei Shopify zu loesen. Jeder hat seine Berechtigung — aber nicht jeder skaliert.

    Weg 1: Rechnungen manuell erstellen

    Der naheliegendste Weg: Du erstellst jede Rechnung selbst. In Word, Excel oder direkt in deiner Buchhaltungssoftware.

    So sieht das in der Praxis aus:

    1. Bestellung kommt in Shopify rein
    2. Du oeffnest sevdesk oder lexoffice
    3. Du legst manuell einen neuen Kunden an (oder suchst den bestehenden)
    4. Du erstellst eine Rechnung mit allen Positionen
    5. Du versendest die Rechnung per E-Mail
    6. Du ordnest die Zahlung dem richtigen Konto zu

    Aufwand pro Bestellung: 3-5 Minuten.

    Bei 10 Bestellungen am Tag: 30-50 Minuten taeglich. Bei 30 Bestellungen am Tag bist du bei ueber zwei Stunden reiner Verwaltungsarbeit.

    Vorteile:

    • Volle Kontrolle ueber jede Rechnung
    • Keine zusaetzlichen Kosten fuer Apps

    Nachteile:

    • Extrem zeitaufwaendig bei steigendem Bestellvolumen
    • Fehleranfaellig: Tippfehler bei Adressen, falsche Steuersaetze, vergessene Positionen
    • Luecken in der Rechnungsnummerierung durch menschliche Fehler
    • Keine Skalierung moeglich

    Der manuelle Weg funktioniert bei 5 Bestellungen pro Woche. Darueber wird es zum Vollzeitjob.

    Weg 2: Shopify-eigene Rechnungs-Apps

    Im Shopify App Store findest du verschiedene Rechnungs-Apps, die Rechnungen direkt im Shopify-Admin erstellen koennen.

    Was Rechnungs-Apps typischerweise bieten:

    • Rechnungstemplates mit deinem Logo und Firmendaten
    • Automatische Befuellung mit Bestelldaten
    • PDF-Export und E-Mail-Versand
    • Teilweise fortlaufende Rechnungsnummern

    Was zu beachten ist:

    Rechnungs-Apps erstellen die Rechnung innerhalb von Shopify. Die Buchung in deiner Buchhaltungssoftware (sevdesk, lexoffice) musst du in der Regel weiterhin manuell vornehmen. Auch der Zahlungsabgleich, DATEV-Export und die automatische OSS-Steuersatzzuordnung sind typischerweise nicht enthalten.

    Fuer Haendler, die ihre Buchhaltung komplett automatisieren wollen, ist daher ein Buchhaltungs-Connector die effizientere Loesung.

    Weg 3: Buchhaltungs-Connector

    Der effizienteste Weg, um Shopify Rechnungen erstellen zu lassen, ist ein Connector, der Shopify direkt mit deiner Buchhaltungssoftware verbindet. Bei einer bezahlten Bestellung wird automatisch eine Rechnung in sevdesk oder lexoffice erstellt — ohne dein Zutun.

    Das passiert im Hintergrund:

    1. Kunde bestellt in deinem Shopify-Shop
    2. Zahlung geht ein (Shopify Payments, PayPal, Klarna, etc.)
    3. Shopify sendet einen Webhook an den Connector
    4. Der Connector erstellt automatisch eine Rechnung in sevdesk oder lexoffice
    5. Die Rechnungsnummer wird zurueck nach Shopify geschrieben
    6. Der Kunde erhaelt seine Rechnung

    Vorteile:

    • Null manueller Aufwand nach der Einrichtung
    • GoBD-konform durch die Buchhaltungssoftware
    • Alle Pflichtangaben automatisch befuellt
    • Zahlungsabgleich inklusive Gebuehrentrennung
    • DATEV-Export direkt aus sevdesk/lexoffice
    • Skalierbar: 10 oder 10.000 Bestellungen — der Aufwand bleibt gleich

    Das ist die automatische Rechnungserstellung Shopify-Haendler sich wuenschen. Und genau hier setzt zrapp an.

    So funktioniert die automatische Rechnungserstellung mit zrapp

    zrapp ist ein Buchhaltungs-Connector, der Shopify mit sevdesk und lexoffice verbindet. Die App arbeitet Webhook-basiert: Sobald eine Bestellung in Shopify bezahlt wird, laeuft der gesamte Rechnungsprozess automatisch ab.

    Der Ablauf im Detail

    Schritt 1: Bestellung wird bezahlt Shopify registriert die Zahlung und loest einen Webhook aus. Das funktioniert mit allen Zahlungsanbietern: Shopify Payments, PayPal, Klarna, Kreditkarte, Vorkasse.

    Schritt 2: Rechnung wird erstellt zrapp empfaengt den Webhook und erstellt in Sekundenschnelle eine vollstaendige Rechnung in deinem sevdesk- oder lexoffice-Konto. Alle Pflichtangaben werden automatisch befuellt:

    • Kundendaten aus der Shopify-Bestellung
    • Alle Bestellpositionen mit Einzelpreisen
    • Korrekter Steuersatz (19%, 7% oder laenderspezifisch)
    • Fortlaufende Rechnungsnummer aus deiner Buchhaltungssoftware
    • Zahlungsmethode und Zahlungszeitpunkt

    Schritt 3: Rechnungsnummer zurueck nach Shopify (Metafield Write-back) Die Rechnungsnummer wird automatisch als Metafield in die Shopify-Bestellung geschrieben. So siehst du direkt im Shopify-Admin, welche Rechnungsnummer zu welcher Bestellung gehoert. Das spart Zeit bei Rueckfragen und Retouren.

    Schritt 4: Rechnung an Kunden versenden Die fertige Rechnung kann automatisch per E-Mail an den Kunden gehen — direkt aus sevdesk oder lexoffice. So erhaelt dein Kunde seine Shopify Rechnung zeitnah nach der Bezahlung, ohne dass du einen Finger ruehren musst.

    Warum Webhook-basiert besser ist als Batch-Sync

    Es gibt verschiedene Ansaetze zur Synchronisation: manche Apps arbeiten in Intervallen (Batch-Sync), andere eventbasiert per Webhook.

    zrapp arbeitet eventbasiert. Jede Bestellung wird einzeln und sofort verarbeitet. Das Ergebnis: Die Rechnung existiert wenige Sekunden nach der Bezahlung — in der richtigen Reihenfolge und ohne Verzoegerung.

    Steuerautomatik: Kleinunternehmer, Reverse-Charge und OSS

    Die Steuersituation fuer Onlinehaendler ist komplex. zrapp erkennt automatisch, welche Steuerlogik fuer jede Bestellung gilt.

    Kleinunternehmerregelung (Paragraph 19 UStG)

    Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen muss der Hinweis auf die Steuerbefreiung erscheinen. zrapp erkennt diese Einstellung und erstellt Rechnungen ohne Steuerausweis — mit dem korrekten Vermerk.

    Reverse-Charge (innergemeinschaftliche Lieferung)

    Bei Verkaeufen an Geschaeftskunden in anderen EU-Laendern mit gueltiger USt-IdNr. greift das Reverse-Charge-Verfahren. Die Steuerschuld geht auf den Kaeufer ueber. zrapp prueft automatisch:

    • Ist der Kunde ein Unternehmen (B2B)?
    • Liegt eine gueltige USt-IdNr. vor?
    • Befindet sich der Kunde in einem anderen EU-Land?

    Wenn alle Bedingungen erfuellt sind, wird die Rechnung netto mit Reverse-Charge-Hinweis erstellt.

    OSS-Verfahren (One-Stop-Shop)

    Seit Juli 2021 muessen Haendler bei Lieferungen an Privatkunden in der EU den Steuersatz des Empfaengerlandes anwenden — sobald die Lieferschwelle von 10.000 Euro jaehrlich ueberschritten ist. Das sind 27 verschiedene Steuersaetze.

    zrapp ordnet den Steuersatz automatisch anhand des Lieferlandes zu. Du musst nicht fuer jedes Land manuell den Satz hinterlegen. Die korrekte Verbuchung in sevdesk oder lexoffice erfolgt ebenfalls automatisch, sodass dein DATEV-Export sauber nach Laendern aufgeschluesselt ist.

    Drittland-Verkaeufe

    Bei Lieferungen ausserhalb der EU (z.B. Schweiz, UK, USA) faellt keine deutsche Umsatzsteuer an. zrapp erstellt in diesen Faellen steuerfreie Rechnungen mit dem entsprechenden Hinweis auf die Ausfuhrlieferung.

    Praxis-Beispiel: Ein typischer Shopify-Alltag mit und ohne Automatisierung

    Ohne automatische Rechnungserstellung

    09:00 — Du oeffnest Shopify. 14 neue Bestellungen ueber Nacht. 09:05 — Du oeffnest sevdesk und beginnst, die erste Rechnung manuell anzulegen. 09:12 — Erste Rechnung fertig. Noch 13. 09:50 — Bestellung 8: Ein Kunde aus Frankreich. Welcher Steuersatz gilt? Du googelst "Mehrwertsteuer Frankreich". 10:15 — Bestellung 11: B2B-Kunde aus den Niederlanden mit USt-IdNr. Reverse-Charge? Du rufst deinen Steuerberater an. 10:45 — Alle Rechnungen erstellt. 1 Stunde 45 Minuten fuer 14 Bestellungen. 11:00 — Waehrend du telefoniert hast, sind 3 neue Bestellungen eingegangen.

    Mit zrapp

    09:00 — Du oeffnest Shopify. 14 Bestellungen ueber Nacht — alle mit Rechnungsnummer im Metafield. Rechnungen in sevdesk bereits erstellt und versendet. Der franzoesische Kunde hat seine Rechnung mit 20% TVA. Der niederlaendische B2B-Kunde hat eine Reverse-Charge-Rechnung. 09:01 — Du widmest dich dem, was dein Geschaeft wirklich voranbringt.

    Einrichtung in 5 Minuten

    Die Einrichtung von zrapp ist bewusst einfach gehalten:

    1. App installieren — Im Shopify App Store nach zrapp suchen und installieren
    2. Buchhaltungssoftware verbinden — sevdesk oder lexoffice per OAuth verknuepfen (kein Passwort wird gespeichert)
    3. Steuersaetze pruefen — Standardmaessig sind 19% und 7% voreingestellt, OSS-Saetze werden automatisch geladen
    4. Zahlungsanbieter zuordnen — Shopify Payments, PayPal und Co. den richtigen Konten zuweisen
    5. Testbestellung ausfuehren — Eine Testbestellung abschliessen und pruefen, ob die Rechnung korrekt in sevdesk/lexoffice erscheint

    Ab diesem Zeitpunkt laeuft die automatische Rechnungserstellung Shopify-seitig vollstaendig ohne manuellen Eingriff.

    Jetzt zrapp kostenlos testen

    Haeufig gestellte Fragen (FAQ)

    Erstellt Shopify automatisch Rechnungen?

    Nein. Shopify versendet Bestellbestaetigungen, aber keine rechtskonformen Rechnungen nach deutschen Standards (GoBD). Fuer eine ordnungsgemaesse Shopify Rechnung brauchst du eine externe Loesung — entweder manuell, ueber eine Rechnungs-App oder am besten ueber einen Buchhaltungs-Connector wie zrapp, der die Rechnung automatisch in sevdesk oder lexoffice erstellt.

    Kann ich eine Shopify Rechnung an Kunden automatisch versenden?

    Ja. Mit einem Buchhaltungs-Connector wie zrapp wird bei jeder bezahlten Bestellung automatisch eine Rechnung in sevdesk oder lexoffice erstellt. Der Rechnungsversand per E-Mail kann ebenfalls automatisiert werden — direkt aus der Buchhaltungssoftware. So erhaelt dein Kunde seine Rechnung innerhalb weniger Sekunden nach der Bezahlung, ohne dass du manuell eingreifen musst.

    Was ist der Unterschied zwischen Bestellbestaetigung und Rechnung?

    Die Shopify-Bestellbestaetigung informiert den Kunden ueber den Eingang seiner Bestellung. Sie ist kein steuerliches Dokument. Eine Rechnung hingegen muss gesetzliche Pflichtangaben enthalten: fortlaufende Nummer, Steuernummer, aufgeschluesselte Steuerbetraege und Leistungsdatum. Nur eine korrekte Rechnung berechtigt B2B-Kunden zum Vorsteuerabzug.

    Welche Buchhaltungssoftware eignet sich fuer Shopify Rechnungen?

    Die beiden gaengigsten Loesungen fuer deutsche Shopify-Haendler sind sevdesk und lexoffice. Beide sind GoBD-konform, bieten DATEV-Export und lassen sich ueber Apps wie zrapp automatisch mit Shopify verbinden. Mit zrapp kannst du jederzeit zwischen beiden wechseln, ohne die App zu tauschen.

    Was kostet die automatische Rechnungserstellung fuer Shopify?

    Du brauchst zwei Dinge: ein Buchhaltungstool (sevdesk ab 8,90 Euro/Monat oder lexoffice ab 7,90 Euro/Monat) und eine Connector-App. zrapp bietet eine kostenlose Testphase, damit du alles in Ruhe einrichten und pruefen kannst, bevor Kosten entstehen.

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