Shopify mit Lexware Office (lexoffice) verbinden 2026 | zrapp
Shopify mit Lexware Office (lexoffice) verbinden: mit zrapp automatisch in unter 10 Minuten – Belege über die aktuelle Lexware-Office-API, Steuerfall-Klassifizierung, OSS und Gutschriften.
Inhaltsverzeichnis
- Warum Shopify und lexoffice verbinden?
- Welche Möglichkeiten gibt es?
- Schritt-für-Schritt: Shopify mit zrapp und Lexware Office verbinden
- Welche Daten werden synchronisiert?
- Worauf achten? Steuersätze, OSS und Sonderfälle
- zrapp: Shopify mit Lexware Office (lexoffice) verbinden
- Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Du willst Shopify mit Lexware Office verbinden (früher lexoffice)? Kurz gesagt: Mit der App zrapp wird jede bezahlte Shopify-Bestellung automatisch als Beleg in Lexware Office erstellt bzw. finalisiert – über die aktuelle Lexware-Office-API, in unter 10 Minuten eingerichtet, ohne Abtippen. Daneben gehen auch der manuelle CSV-Export und Automatisierungstools wie Zapier. Dieser Guide zeigt dir alle Wege ehrlich im Vergleich und führt dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung – egal ob du nach „lexware shopify", „lexoffice Shopify", „shopify lexware" oder „Shopify mit lexoffice verbinden" suchst.
Warum Shopify und lexoffice verbinden?
Shopify ist ein kanadisches Shopsystem -- und bietet keine native Anbindung an deutsche Buchhaltungslösungen. Für dich als Händler bedeutet das ohne Integration:
- Manuelle Rechnungserstellung: Jede Bestellung muss einzeln in lexoffice angelegt werden
- Fehleranfällige Datenübernahme: Kundennamen, Adressen und Beträge abtippen ist ein Garant für Tippfehler
- Steuersatz-Chaos: 19%, 7%, EU-Fernverkauf, Drittland -- bei manueller Zuordnung schleichen sich Fehler ein
- Zeitverlust: Bei 20 Bestellungen am Tag sind das schnell 45 bis 60 Minuten reine Verwaltung
- Verspätete Buchführung: Viele Händler schieben die Buchhaltung auf und haben am Monatsende einen Berg unbuchter Belege
Wenn du lexoffice mit Shopify verbindest, passiert das alles automatisch. Bestellung rein, Rechnung erstellt, Zahlung zugeordnet. Du sparst nicht nur Zeit, sondern reduzierst auch das Risiko fehlerhafter Buchungen -- und dein Steuerberater bekommt saubere Daten.
Welche Möglichkeiten gibt es?
Es gibt drei grundsätzliche Wege, um Shopify mit lexoffice zu verbinden. Jeder hat seine Vor- und Nachteile.
1. Manueller CSV-Export und Import
Der einfachste, aber aufwändigste Weg: Du exportierst Bestellungen aus Shopify als CSV und importierst sie manuell in lexoffice.
Vorteile:
- Keine zusätzlichen Kosten
- Volle Kontrolle über jeden einzelnen Beleg
Nachteile:
- Extrem zeitaufwändig bei mehr als 10 Bestellungen pro Tag
- Fehleranfällig (Tippfehler, vergessene Bestellungen)
- Keine automatische Zahlungszuordnung
- Keine Echtzeit-Synchronisation
Fazit: Nur sinnvoll, wenn du wenige Bestellungen pro Woche hast und gerade erst startest.
2. Automatisierung über Zapier oder Make
Tools wie Zapier oder Make können als Brücke zwischen Shopify und lexoffice dienen. Du erstellst einen "Zap" oder ein "Szenario", das bei jeder neuen Shopify-Bestellung automatisch einen Beleg in lexoffice anlegt.
Vorteile:
- Automatisiert den Grundprozess
- Flexibel konfigurierbar
- Kein Programmieraufwand nötig
Zu beachten:
- Gutschriften, Zahlungsabgleich und OSS-Steuersätze erfordern zusätzliche manuelle Konfiguration
- Fehlerbehandlung und Monitoring müssen eigenständig eingerichtet werden
- Kosten sind volumenabhängig (Preis je nach Anbieter und Tarif)
Fazit: Eine flexible Lösung für technisch versierte Händler. Für Shops mit vielen Bestellungen oder komplexen Steuerszenarien kann eine dedizierte App komfortabler sein.
3. Dedizierte Shopify-Apps für lexoffice
Die professionellste Lösung: Eine App aus dem Shopify App Store, die speziell für die Verbindung von lexoffice und Shopify entwickelt wurde. Mehrere Anbieter bieten solche Integrationen an.
Vorteile:
- Automatische Belegerstellung für bezahlte Bestellungen
- Rechnungsnummern aus dem Nummernkreis deines Buchhaltungstools
- Gutschriften werden bei Erstattungen automatisch erstellt (wie Teilerstattungen behandelt werden, unterscheidet sich je nach App)
- Steuerfall-Klassifizierung (Inland, OSS, Reverse-Charge, Drittland) ist eingebaut
- DATEV-Export über die Lexware-Office-Funktionen möglich
- Support bei Problemen
Nachteile:
- Monatliche Kosten (je nach Anbieter und Modell; zrapp: $6.99/Monat oder $69.90/Jahr, 14 Tage kostenlos, Abrechnung in USD über Shopify Billing)
- Du bist vom Anbieter abhängig (Updates, API-Änderungen)
Fazit: Der empfohlene Weg für jeden Shop mit regelmäßigen Bestellungen. Worauf du bei der App-Wahl im Detail achten solltest, zeigt unser Kriterien-Guide zur Shopify Buchhaltung App.
Vergleich der drei Methoden
| Kriterium | Manueller Export | Zapier/Make | Dedizierte App |
|---|---|---|---|
| Automatisierung | Keine | Konfigurierbar | Vollständig |
| Rechnungserstellung | Manuell | Konfigurierbar | Automatisch |
| Zahlungsabgleich | Manuell | Konfigurierbar | App-abhängig |
| Gutschriften | Manuell | Konfigurierbar | Automatisch (vollständige Gutschrift; Teilerstattungen nacharbeiten) |
| OSS-Steuersätze | Manuell | Konfigurierbar | Automatisch |
| DATEV-Export | Über lexoffice | Über lexoffice | Über lexoffice |
| Zeitaufwand | Hoch | Mittel | Minimal |
Schritt-für-Schritt: Shopify mit zrapp und Lexware Office verbinden
Die folgende Anleitung zeigt den echten Einrichtungs-Flow mit zrapp – so, wie er in der App tatsächlich abläuft (Transparenzhinweis: zrapp ist unsere eigene App). Die gesamte Einrichtung dauert unter 10 Minuten.
Voraussetzungen
- Ein aktiver Shopify-Shop (Basic, Shopify, Advanced oder Plus)
- Ein Lexware-Office-Account – wichtig: die Cloud-Version (erreichbar unter app.lexoffice.de), nicht die Desktop-Produkte. Welcher Lexware-Office-Tarif die für dich nötigen Funktionen (z. B. E-Rechnungen) enthält, prüfst du am besten direkt bei Lexware.
Schritt 1: zrapp im Shopify App Store installieren
Öffne die zrapp-Seite im Shopify App Store und klicke auf „Installieren". Shopify zeigt dir die angefragten Berechtigungen – unter anderem Bestellungen und Kunden lesen sowie Bestellungen bearbeiten. Über die Bestellungs-Berechtigung schreibt zrapp später die Rechnungsnummer als Metafield an die Shopify-Bestellung zurück. Nach der Bestätigung öffnet sich das zrapp-Dashboard direkt in deinem Shopify-Admin.
Schritt 2: Lexware Office als Buchhaltung verbinden
Wähle im zrapp-Setup Lexware Office als Buchhaltungssoftware aus. Erstelle dann in Lexware Office unter Einstellungen → Öffentliche API einen API-Schlüssel (die öffentliche API ist im Buchhaltungstarif XL verfügbar) und füge ihn in zrapp ein. Mit „Verbindung testen" prüfst du den Schlüssel, mit „Verbindung speichern" schließt du die Verbindung ab. Dein Lexware-Office-Passwort gibst du dabei nie in zrapp ein – hinterlegt wird nur der API-Schlüssel. Schlägt die Verbindung fehl, prüfe zuerst, ob du wirklich die Cloud-Version nutzt: Die Desktop-Produkte (z. B. Lexware buchhalter) haben keine API-Anbindung.
Schritt 3: Umsatzsteuer-Status wählen
Der wichtigste Konfigurationsschritt, denn er bestimmt, wie Belege erstellt werden. Aktuell unterstützt zrapp die Regelbesteuerung – den Standardfall mit Belegen zu 19 % bzw. 7 % Umsatzsteuer. Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) ist in der App derzeit nicht auswählbar. Nimmst du am OSS-Verfahren teil, aktivierst du zusätzlich in den Steuereinstellungen die Option „Am One-Stop-Shop (OSS) Verfahren teilnehmen" – dann verwendet zrapp bei EU-Lieferungen an Privatkunden den Steuersatz des jeweiligen Ziellandes. In Lexware Office muss dafür das Bestimmungslandprinzip aktiv sein; zrapp kann das für dich prüfen.
zrapp ordnet jede Bestellung technisch anhand deiner Konfiguration, des Lieferlands und der Shopdaten einem Steuerfall zu. Sonderfälle – etwa fehlende oder widersprüchliche Angaben – bleiben Prüffälle für dich bzw. deine Steuerberatung.
Schritt 4: Automatisierung aktivieren
Aktiviere die Automatisierung, damit zrapp bezahlte Bestellungen automatisch an Lexware Office überträgt. Die Belege werden über die aktuelle Lexware-Office-API erstellt bzw. finalisiert. Abhängig von der Konfiguration kann beim Fulfillment zusätzlich ein Lieferschein erstellt werden. Gut zu wissen: Ein automatischer E-Mail-Versand der Rechnung an deine Kunden ist im aktuellen Lexware-Office-API-Flow nicht enthalten – den Versand steuerst du bei Bedarf direkt in Lexware Office.
Schritt 5: Historische Bestellungen importieren (optional)
Richtest du zrapp mitten im Geschäftsjahr ein, kannst du Bestellungen rückwirkend ab einem gewählten Datum übertragen, um den Bestand in Lexware Office zu ergänzen. So bleibt deine Belegablage vollständig, ohne dass du alte Bestellungen abtippen musst.
Schritt 6: Testbestellung durchführen
Dieser Schritt ist Pflicht. Erstelle eine Testbestellung in Shopify, markiere sie als bezahlt und prüfe in Lexware Office:
- Wurde der Beleg erstellt bzw. finalisiert?
- Sind die Kontaktdaten (Name, Firma, Adresse, ggf. USt-ID) korrekt übernommen?
- Stimmen Positionen, Beträge, Versandkosten und Steuersatz?
- Wurde die Rechnungsnummer als Metafield zurück in die Shopify-Bestellung geschrieben?
- Passt der zugeordnete Steuerfall zu deiner Konfiguration?
Lass die automatische und die manuelle Buchhaltung im ersten Monat parallel laufen und zeige die ersten Belege deinem Steuerberater, bevor du komplett umstellst.
Welche Daten werden synchronisiert?
Eine gute Shopify lexoffice Integration synchronisiert folgende Daten:
Bestellungen und Rechnungen
- Bestellnummer, Datum und Uhrzeit
- Einzelpositionen mit Produktname, Menge und Preis
- Versandkosten als separate Position
- Rabatte und Gutscheine
- Rechnungsnummern aus dem Nummernkreis in Lexware Office
Kundendaten
- Name und Firmenname
- Rechnungsadresse und Lieferadresse
- E-Mail-Adresse
- USt-IdNr. (bei B2B-Kunden innerhalb der EU)
Zahlungsinformationen
- Zahlungsart (Shopify Payments, PayPal, Klarna, etc.)
- Zahlungsstatus (bezahlt, ausstehend, erstattet)
Die Transaktionsgebühren der Zahlungsanbieter gehören dagegen nicht zu den übertragenen Daten: zrapp legt sie nicht als eigene Belege an – die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Auszahlung gleichst du über die Bankanbindung deines Buchhaltungstools ab.
Steuerdaten
- Anwendbarer Steuersatz pro Position
- Netto- und Bruttobetrag
- Steuerland bei EU-Fernverkauf (OSS)
Gutschriften und Stornos
- Automatische Gutschrift bei der ersten Rückerstattung einer Bestellung – als vollständige Gutschrift auf Basis der Originalrechnung, unabhängig davon, ob die Erstattung vollständig oder teilweise war
- Verknüpfung mit dem Ursprungsbeleg
- Teilerstattungen prüfst und korrigierst du anschließend in Lexware Office (oder du deaktivierst die automatische Gutschrift-Erstellung in den Einstellungen); weitere Erstattungen derselben Bestellung erzeugen keine zweite Gutschrift
Worauf achten? Steuersätze, OSS und Sonderfälle
Die Verbindung von lexoffice und Shopify ist technisch unkompliziert. Die eigentliche Komplexität liegt in der steuerlichen Konfiguration.
Inlandsverkäufe (Deutschland)
Der Standardfall: 19% Umsatzsteuer auf die meisten Produkte, 7% auf ermäßigte Waren. Hier gibt es selten Probleme.
EU-Fernverkauf und OSS
Seit Juli 2021 gilt das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS). Sobald deine EU-weiten Fernverkäufe an Privatkunden die Lieferschwelle von 10.000 Euro (netto, gesamt) überschreiten, musst du den Steuersatz des jeweiligen Empfängerlandes berechnen und über OSS melden. Unterhalb der Schwelle darfst du weiterhin deutsche Umsatzsteuer ausweisen.
Achte darauf, dass:
- Shopify die Steuersätze korrekt berechnet (unter Einstellungen > Steuern > EU konfigurieren)
- Die App jeden EU-Steuersatz dem richtigen lexoffice-Konto zuordnet
- Die Zuordnung zum Empfängerland erhalten bleibt (wichtig für die OSS-Meldung)
Drittland-Verkäufe (Schweiz, UK, USA, etc.)
Exporte an Privatkunden außerhalb der EU sind in der Regel umsatzsteuerfrei (0%). Achte darauf, dass:
- Die Rechnung den Hinweis "steuerfreie Ausfuhrlieferung" enthält
- Der korrekte Steuersatz (0%) gebucht wird
- Zollinformationen nicht in die lexoffice-Rechnung gehören (das regelt Shopify separat)
Kleinunternehmerregelung (Paragraph 19 UStG)
Falls du die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf auf keiner Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stelle sicher, dass:
- In lexoffice der Kleinunternehmer-Status aktiv ist
- Die App keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweist
- Der Hinweis auf Paragraph 19 UStG auf jeder Rechnung erscheint
Wichtig für zrapp-Nutzer: In zrapp ist die Kleinunternehmerregelung als Umsatzsteuer-Status derzeit nicht auswählbar – die App unterstützt aktuell die Regelbesteuerung (optional mit OSS-Teilnahme).
B2B-Verkäufe innerhalb der EU (Reverse Charge)
Bei Verkäufen an Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. in anderen EU-Ländern greift das Reverse-Charge-Verfahren. Die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer ausgestellt, mit dem Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Wichtig: Die Klassifizierung erfolgt technisch anhand der in Shopify hinterlegten USt-ID – eine qualifizierte Bestätigungsabfrage der USt-ID (etwa über das Bundeszentralamt für Steuern) ist ein eigener Prozess und bleibt deine Aufgabe.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Rechtsstand und Funktionsumfang: Juli 2026.
zrapp: Shopify direkt mit Lexware Office (lexoffice) verbinden
zrapp verbindet deinen Shopify-Shop mit Lexware Office (ehemals lexoffice) – ebenso wie mit sevdesk. Für jede bezahlte Bestellung erstellt bzw. finalisiert zrapp automatisch einen Beleg über die aktuelle Lexware-Office-API, inklusive Kontakt, Positionen und Belegreferenzen – ohne manuelles Abtippen. Transparenzhinweis: zrapp ist unsere eigene App.
Was zrapp mit Lexware Office kann
- Bezahlte Shopify-Bestellungen automatisch als Beleg in Lexware Office erstellen bzw. finalisieren
- Kontakt (Name, Firma, Adresse, ggf. USt-ID), Positionen, Beträge, Versandkosten und Rabatte übertragen
- Rechnungsnummer als Metafield zurück in die Shopify-Bestellung schreiben
- Steuerfall-Klassifizierung nach dem 4-Prioritäten-System: In der internen Klassifizierungslogik geht der Kleinunternehmer-Fall (§ 19 UStG) der Reverse-Charge-Prüfung vor, danach folgen steuerbefreite Positionen und die Standardregeln (Inland, OSS, Drittland) – technisch anhand Konfiguration, Lieferland und Shopdaten. Als Umsatzsteuer-Status wählbar ist derzeit die Regelbesteuerung (optional mit OSS-Teilnahme), die Kleinunternehmerregelung nicht; Sonderfälle bleiben Prüffälle
- Automatische Gutschrift bei der ersten Rückerstattung einer Bestellung: eine vollständige Gutschrift auf Basis des Ursprungsbelegs – Teilerstattungen passt du anschließend in Lexware Office an
- Optionaler Lieferschein bei Fulfillment und historischer Import rückwirkend ab Wunschdatum
- E-Rechnungsprofile: zrapp unterstützt die von Lexware Office angebotenen Profile; für XRechnung können zusätzliche Empfängerangaben wie die Leitweg-ID erforderlich sein
- DATEV-Export über die Lexware-Office-Funktionen für deinen Steuerberater
- Deutscher Support und DSGVO-konforme Verarbeitung auf deutschen Servern
Preis: $6.99/Monat oder $69.90/Jahr, 14 Tage kostenlos, Abrechnung in USD über Shopify Billing.
Die komplette Einrichtung findest du oben in der Schritt-für-Schritt-Anleitung; alle Details zur Integration stehen auf der Seite Shopify mit Lexware Office verbinden. Der Ablauf ist nahezu identisch mit der sevdesk-Einrichtung, die wir im Guide Shopify und sevdesk verbinden zeigen – die Integrationsdetails dazu stehen unter Shopify mit sevdesk verbinden.
Jetzt zrapp kostenlos testen – Shopify mit Lexware Office oder sevdesk verbinden
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich Shopify und lexoffice ohne App verbinden?
Ja, über manuellen CSV-Export oder Automatisierungstools wie Zapier und Make. Das funktioniert, ist aber fehleranfällig und zeitaufwändig. Bei mehr als 50 Bestellungen pro Monat empfehlen wir eine dedizierte App.
Was kostet eine Shopify lexoffice Integration?
Die Kosten hängen von der gewählten Methode ab. Dedizierte Shopify-Apps rechnen meist monatlich ab – zrapp kostet $6.99/Monat oder $69.90/Jahr, 14 Tage kostenlos, Abrechnung in USD über Shopify Billing. Automatisierungstools wie Zapier oder Make kosten je nach Volumen und Tarif. Dazu kommt in jedem Fall dein Lexware-Office-Abo (Listenpreise ab 7,90 Euro pro Monat, Stand Juli 2026 – aktuelle Konditionen direkt bei Lexware prüfen).
Ist lexoffice das gleiche wie Lexware?
lexoffice ist die Cloud-Buchhaltungslösung von Lexware (Haufe Group) und heißt heute Lexware Office. Wenn du nach Shopify Lexware suchst, ist in den meisten Fällen diese Cloud-Lösung gemeint. Achtung, häufige Falle: Die Desktop-Produkte von Lexware (z. B. Lexware buchhalter) haben keine API-Anbindung und können nicht mit Shopify verbunden werden. Für die Integration brauchst du die Cloud-Variante Lexware Office – erreichbar unter app.lexoffice.de.
Funktioniert die Integration auch mit Shopify Plus?
Ja. Alle gängigen Shopify-lexoffice-Apps funktionieren mit sämtlichen Shopify-Plänen: Basic, Shopify, Advanced und Shopify Plus.
Unterstützt zrapp lexoffice bzw. Lexware Office?
Ja. zrapp verbindet deinen Shopify-Shop mit Lexware Office (ehemals lexoffice) – und ebenso mit sevdesk. Für jede bezahlte Bestellung wird automatisch ein Beleg über die aktuelle Lexware-Office-API erstellt bzw. finalisiert, inklusive Steuerfall-Klassifizierung (OSS, Reverse-Charge, Drittland – Sonderfälle bleiben Prüffälle; die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist derzeit nicht als Status auswählbar) und automatischer Gutschrift bei Erstattungen: zrapp erstellt eine vollständige Gutschrift auf Basis der Originalrechnung, Teilerstattungen passt du anschließend in Lexware Office an. Jetzt kostenlos testen.
Quellen & Rechtsstand (Juli 2026):
- One-Stop-Shop (OSS, Lieferschwelle 10.000 €): § 18j UStG, § 3c UStG
- Reverse-Charge (B2B, USt-IdNr.): § 13b UStG
- Kleinunternehmer (25.000 / 100.000 Euro): § 19 UStG
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Rechtsstand und Funktionsumfang: Juli 2026.
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