Shopify mit sevdesk verbinden
zrapp ist eine Shopify-App, die bezahlte Shopify-Bestellungen an sevdesk überträgt – mit Kontakt, Rechnungspositionen, Versandkosten, Rabatten und einer Referenz auf die Shopify-Bestellung. Sobald Integration, Abrechnung und Automatisierung aktiv sind, läuft die Übertragung ohne manuelles Abtippen.
Die Steuerfall-Zuordnung erfolgt dabei technisch anhand deiner Konfiguration, des Lieferlands und der vorhandenen Shopdaten. Sonderfälle bleiben sichtbar als Prüffälle und unter deiner Kontrolle – zrapp entscheidet nichts im Verborgenen.
Was wird übertragen?
Für jede übertragene Bestellung entsteht in sevdesk ein Beleg, der die Shopify-Daten strukturiert abbildet:
| Shopify-Daten | So landet es in sevdesk |
|---|---|
| Kunde (Name, Firma, Adresse, ggf. USt-ID) | Wird als Kontakt übernommen und dem Beleg zugeordnet |
| Bestellpositionen und Beträge | Rechnungspositionen mit Einzelpreisen und Summen |
| Versandkosten und Rabatte | Werden im Beleg gesondert berücksichtigt |
| Bestellnummer | Referenz auf die Shopify-Bestellung für den späteren Abgleich |
| Steuerfall laut Zuordnung | Bestimmt Steuersatz und Hinweistexte des Belegs |
Wie Rechnungen im Shopify-Kontext grundsätzlich entstehen und welche Angaben sie brauchen, erklärt unser Guide Shopify-Rechnungen automatisch erstellen.
Wann wird eine Rechnung erzeugt?
Wenn Integration, Abrechnung und Automatisierung aktiv sind, kann zrapp bezahlte Shopify-Bestellungen über den Paid-Flow an sevdesk übertragen. orders/create und orders/updated allein erzeugen keine Rechnung – erst der Zahlungseingang löst die Übertragung aus. Das verhindert Belege für Bestellungen, die nie bezahlt werden.
Das 4-Prioritäten-System der Steuerfall-Zuordnung
Welcher Steuerfall auf einem Beleg landet, entscheidet zrapp nicht willkürlich, sondern in einer festen Reihenfolge – von der spezifischsten zur allgemeinsten Regel. Die Zuordnung stützt sich auf deine Konfiguration, das Lieferland und die vorhandenen Shopdaten:
- Priorität 0 – Kleinunternehmer: Hast du zrapp als Kleinunternehmer konfiguriert, werden alle Belege ohne Umsatzsteuer und mit Hinweis auf § 19 UStG erstellt. Diese Regel schlägt alle anderen.
- Priorität 1 – Reverse-Charge: Liegt in den Bestelldaten eine EU-USt-ID des Geschäftskunden vor, wird die Bestellung als innergemeinschaftliche Lieferung mit Reverse-Charge-Vermerk zugeordnet.
- Priorität 1.5 – Steuerbefreit: Sind alle Positionen steuerfrei – also in Shopify als nicht steuerpflichtig markiert (
taxable: false) oder mit 0-%-Steuerzeilen ohne Steuerbetrag – und geht die Lieferung ins Inland, wird der Beleg als steuerbefreit (§ 4 UStG) angelegt. Bei Auslandslieferungen greifen stattdessen die Standardregeln aus Priorität 2. - Priorität 2 – Standardregeln: Lieferung nach Deutschland mit deutscher Umsatzsteuer, EU-Privatkunden je nach OSS-Konfiguration mit dem lokalen Steuersatz des Empfängerlandes oder mit deutscher Umsatzsteuer, Drittlandslieferungen ohne Umsatzsteuer.
Beispiel: Dein Kleinunternehmer-Shop verkauft an ein französisches Unternehmen mit USt-ID. Welche Regel greift? Priorität 0 – der Beleg wird mit § 19-Hinweis erstellt, nicht mit Reverse-Charge, denn die Kleinunternehmer-Konfiguration hat Vorrang.
Wichtig für die Einordnung: Die Zuordnung ist ein technischer Vorgang auf Basis deiner Angaben. Fehlende oder widersprüchliche Daten sowie steuerliche Sonderfälle bleiben Prüffälle, die du mit deiner Steuerberatung klärst.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Rechtsstand und Funktionsumfang: Juli 2026.
Einrichtung Schritt für Schritt
- zrapp installieren: Öffne den Shopify App Store, suche nach „zrapp" und wähle das Listing „Buchhaltung: sevdesk & Lexware (zrapp)". Klicke auf „App hinzufügen" – Shopify fragt die üblichen Berechtigungen ab, etwa das Lesen von Bestellungen.
- sevdesk verbinden: Gehe in die zrapp-Einstellungen, klicke auf „sevdesk verbinden" und trage deinen sevdesk-API-Token ein. Den Token findest du in sevdesk unter Einstellungen → Integrationen → API. Nach dem Verbinden zeigt zrapp den Verbindungsstatus an.
- Automatisierungs- und Steuerregeln konfigurieren: Lege fest, ob du als Kleinunternehmer oder mit Regelbesteuerung arbeitest, ob du am OSS-Verfahren teilnimmst und ob der Rechnungsversand aktiv sein soll.
- Testübertragung durchführen: Wähle im Dashboard eine Bestellung aus und klicke auf „Übertragen". Prüfe den Beleg anschließend in sevdesk: Stimmen Kontakt, Beträge, Steuersatz und die Referenz auf die Bestellung?
- Automatisierung aktivieren und Prüffälle kontrollieren: Läuft die Testübertragung sauber, schaltest du die Automatisierung ein. Prüffälle bleiben im Dashboard sichtbar, statt still durchzurutschen.
Eine ausführliche Anleitung mit Screenshots und Konfigurationsdetails findest du im Guide Shopify mit sevdesk verbinden – Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Rechnungsversand
Bei sevdesk kann der Rechnungsversand abhängig von Konfiguration und Steuerfall aktiviert werden. In prüfpflichtigen Sonderfällen kann der automatische Versand unterdrückt werden – so geht keine Rechnung mit ungeklärtem Steuerfall an deine Kunden raus.
Gebühren und Auszahlungen: warum dein Bankkonto anders aussieht
Zahlungsanbieter wie Shopify Payments oder PayPal behalten Transaktionsgebühren ein, bevor der Betrag bei dir ankommt. Ein Beispiel: Bei einer 100-Euro-Bestellung und einer Gebühr von 1,9 % plus 0,25 Euro landen 97,85 Euro in der Auszahlung – der Beleg lautet aber über 100 Euro. Beides ist korrekt, es sind nur zwei verschiedene Vorgänge.
zrapp konzentriert sich dabei bewusst auf den Beleg: Er bildet den vollen Bestellwert ab. Die Zahlungsanbieter-Gebühr verbucht zrapp nicht mit – sie wird separat erfasst, etwa in sevdesk über den Kontoabgleich der Bankanbindung oder als eigener Aufwandsbeleg. So bleibt nachvollziehbar, wie Rechnungsbetrag und Auszahlung zusammenhängen, ohne dass Beträge stillschweigend verrechnet werden.
Dazu kommt: Shopify zahlt gebündelt aus, nicht pro Bestellung. Dass eine Auszahlung mehrere Bestellungen zusammenfasst, ist normal und kein Fehler – die Belegreferenzen ermöglichen deiner Steuerberatung den Abgleich zwischen Auszahlungen und Einzelbelegen.
Gutschriften und Refunds
Bei einer Erstattung legt zrapp automatisch eine Gutschrift über den vollen Rechnungsbetrag an – auch dann, wenn du in Shopify nur einen Teil erstattet hast. Teilerstattungen musst du deshalb in sevdesk manuell korrigieren; alternativ deaktivierst du die automatische Gutschrift-Erstellung in den zrapp-Einstellungen und legst Gutschriften selbst an. Für eine bereits gutgeschriebene Bestellung erzeugt zrapp keine zweite Gutschrift – der Vorgang erscheint als übersprungener Eintrag im Übertragungsprotokoll.
Ehrliche Grenzen
Damit du weißt, woran du bist – das leistet zrapp bewusst nicht:
- Keine allgemeine qualifizierte VIES-Prüfung: Die Reverse-Charge-Zuordnung nutzt die im Shop hinterlegte USt-ID. Ob sie gültig ist, prüfst du bzw. deine Steuerberatung.
- Kein direkter DATEV-Transfer: zrapp erstellt Belege in sevdesk. Der DATEV-Export für deine Steuerberatung läuft anschließend über die dafür vorgesehenen sevdesk-Funktionen.
- Nicht jeder Steuerfall automatisch: Sonderfälle, fehlende oder widersprüchliche Angaben bleiben Prüffälle des Händlers – sie werden sichtbar gemacht, nicht weggeautomatisiert.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Rechtsstand und Funktionsumfang: Juli 2026.
Troubleshooting: häufige Fragen
Warum wird für eine neue Bestellung keine Rechnung erstellt?
zrapp überträgt über den Paid-Flow, also erst, wenn die Bestellung bezahlt ist und Integration, Abrechnung und Automatisierung aktiv sind. Der reine Bestelleingang (orders/create) oder eine Aktualisierung (orders/updated) erzeugt allein keine Rechnung. Prüfe also zuerst den Zahlungsstatus der Bestellung und danach, ob die Automatisierung in zrapp eingeschaltet ist.
Die Übertragung an sevdesk schlägt fehl – was tun?
Prüfe, ob dein sevdesk-API-Token noch gültig und dein sevdesk-Konto aktiv ist. zrapp zeigt den Verbindungsstatus in den Einstellungen an. Die Fehlermeldung der fehlgeschlagenen Übertragung enthält meist den konkreten Grund. Hilft das nicht weiter, melde dich mit der Fehlermeldung bei support@zrapp.de.
Meine Bestellungen werden im Dashboard nicht angezeigt
Stelle sicher, dass die Shopify-Verbindung aktiv ist – den Status siehst du in den zrapp-Einstellungen. Erst nach erfolgreicher Verbindung erscheinen Bestellungen im Dashboard und lassen sich einzeln oder automatisiert übertragen.
Warum bekommt mein Kunde zwei Rechnungen?
Vermutlich erzeugt neben zrapp noch ein zweites System Belege – etwa eine weitere Rechnungs-App oder aktivierte Shopify-Benachrichtigungen mit Rechnungsanhang. Stelle sicher, dass nur ein System Rechnungen erstellt, und deaktiviere doppelte Rechnungsmails unter Shopify → Einstellungen → Benachrichtigungen.
Reverse-Charge wird nicht angewendet – woran liegt das?
Die Reverse-Charge-Zuordnung setzt voraus, dass die EU-USt-ID des Geschäftskunden in den Shopify-Bestelldaten hinterlegt ist. Fehlt sie, greift die Standardregel. Wichtig: zrapp führt keine allgemeine qualifizierte VIES-Prüfung durch – ob die USt-ID gültig ist, bleibt dein Prüffall bzw. der deiner Steuerberatung.
EU-Bestellungen haben den falschen Steuersatz
Prüfe zwei Stellen: die Steuereinstellungen in Shopify (dort müssen die EU-Sätze korrekt hinterlegt sein) und deine OSS-Konfiguration in zrapp. Die Steuerfall-Zuordnung arbeitet mit genau diesen Daten – stimmen sie nicht, stimmt auch der Beleg nicht.
Weitere Anleitungen und Antworten findest du gesammelt im Hilfe-Center.
Support
Fragen? Hilfe-Center oder E-Mail an support@zrapp.de.